Política de privacidad

La Comunidad de Prestadores del Servicio Público de Empleo presenta para el conocimiento de los prestadores, como titulares de la información, la presente política de privacidad en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 de protección de datos personales, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de los datos personales y demás normatividad vigente para el efecto.

Uso de la información personal

Como parte de las actividades de actualización de datos, conocimiento de sus beneficiarios y usuarios, contacto con los titulares de la información, así como los destinados a mantener las adecuadas condiciones de seguridad de los datos, así como brindar apropiada atención a todos aquellos que acceden a la Comunidad con el fin de usar las herramientas de la plataforma y, en general, para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por la entidad, podrá ser requerida la entrega de datos tales como nombre, dirección, edad, así como otra información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica, así como, en caso de resultar relevante para el desarrollo de las labores propias de la Comunidad, información específica en torno a condiciones físicas o cognitivas, referencias y condiciones económicasde las personas naturales con las que se tienen algún tipo de relación.

Finalidades del tratamiento de la información
La información recopilada será incorporada en la base de datos de la Comunidad con el fin de:

1. Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Comunidad o envío de información que se considere de interés a través de diversos medios; 2. Realizar invitaciones a futuros eventos, enviar información sobre la Comunidad y mantener contacto con sus suscriptores dando respuesta a sus inquietudes o informándolas por el estado de sus solicitudes. 3. Realizar actividades de promoción propias de los programas de la Comunidad. 4. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes de vigilancia; 5. Compartirla con terceros que colaboran con la Comunidad y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información. En todo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la Comunidad con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia. 6. En el caso particular de aspirantes a obtener empleos con la Comunidad y funcionarios, adicionalmente, administrar la información correspondiente a sus hojas de vida y demás información para el cumplimiento de las obligaciones de la Comunidad en su calidad de empleador.

Seguridad, filmaciones y comunicaciones

La Comunidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus clientes y usuarios la página web comunidad.serviciodeempleo.gov.co y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y otros documentos escritos. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la Comunidad, sus beneficiarios o los asistentes a sus eventos.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales y la Comunidad mantendrá su compromiso de darle una utilización específica exclusivamente destinada a la presentación y difusión de sus programas y proyectos. En esa medida la Comunidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna manera se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los Prestadores en cualquier forma, no trasmite a la Comunidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del prestador.

En caso de entrega de información personal de terceros por parte de una persona a la Comunidad, como es el caso de la entrega de referencias laborales o personales, implica para quien la aporta la obligación de asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de tal manera que la Comunidad no se hará responsable por ninguno de los contenidos que le sean entregados, aunque si se reserva los derechos para utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad.

Tratamiento

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados.

La Comunidad podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países, caso en el cual se velará por contar con acuerdos en los que se establezcan las obligaciones que deberán observar esos terceros, además de la exigencia del cumplimiento con las políticas de privacidad de la Comunidad.

Datos de menores

De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia la Comunidad respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.

La Comunidad realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
b) Respeto de sus derechos fundamentales.
En esa medida garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de la Comunidad puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

Datos sensibles

Esta información personal se incluye en una categoría especial por estar relacionada con datos médicos de carácter confidencial, información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad, condiciones de desplazamiento o calamidad y datos biométricos.

En caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de las actividades adelantadas por la Comunidad los titulares deberán otorgar su autorización expresa.

La Comunidad acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

Excepciones a la necesidad de autorización

El tratamiento de datos personales por parte de la Comunidad siempre está precedido de la adecuada autorización para el efecto, la cual será obtenida a través de cualquier medio que garantice su consulta posterior, incluyendo mecanismos tecnológicos que permitan concluir, de manera inequívoca, a partir de la propia conducta del titular de la información los datos han sido capturados y almacenados en la base de datos.

Tal autorización contiene, al menos, en cada caso, la siguiente información:

1. Identidad del responsable de la base de datos. 2. Finalidades de recolección de la información. 3. Derechos del titular de la información. 4. Forma de ejercer los derechos de titular de la información.

No obstante lo aquí expresado, la Comunidad no tendrá que obtener ningún tipo de autorización para el tratamiento de los datos, siempre y cuando el mismo sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de la Comunidad y siempre que se refieran exclusivamente a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad y no se suministren a terceros en la medida en que no se trate de un proveedor o de una entidad a la que se deben entregar en cumplimiento de un deber legal o para la efectiva prestación de sus servicios.

Terceros y la información personal

Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, la Comunidad para el adecuado desarrollo de su objeto social, acudirá, en ocasiones, a personas naturales o jurídicas para que, con su colaboración, se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a beneficiarios y usuarios de sus programas.

Para el desarrollo de las funciones de apoyo a las actividades de la Comunidad tendrán, en ocasiones, que tener acceso a determinada información personal de la mantenida en las bases de datos de la Comunidad. En tal caso, la Comunidad se encuentra comprometida a que: 1. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por la entidad en sus procesos; 2. La información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política; 3. El tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones por cuenta de la entidad.

Información de terceros

La Comunidad reitera que la recepción de la información entregada por los Prestadores, sus empleados o terceras personas sobre una persona, debe estar precedida de las debidas autorizaciones por parte de los titulares de la información.

De esta manera, la Comunidad entiende que quien realiza entrega de información a la entidad (sea este una persona pública o privada), para la realización de las actividades propias de su objeto social, cuenta con todas las autorizaciones pertinentes para el efecto, cuando estas sean necesarias de acuerdo con la ley 1581 de 2012, y que las finalidades para las que la entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en ese sentido libera a la Comunidad de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información y en caso de cualquier reclamación, sea esta civil, administrativa o penal, responderá ante el llamado que se efectúe para el efecto. Lo anterior, bajo el entendido que la entidad en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones.

Veracidad y cambios en la información suministrada

La información compartida con la Comunidad debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de quien la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad.

Toda modificación en la Información suministrada a la Comunidad deberá ser notificada a la entidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de los hechos que condujeren a la modificación de los datos, a través de cualquiera de los canales dispuestos para el efecto.

Modificaciones a las políticas

La Comunidad se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

Ley, jurisdicción y vigencia

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la Comunidad y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras bases de datos permanecerá siendo tratada por la Comunidad durante el período necesario para el desarrollo de nuestros programas o mientras se mantenga una relación legal o contractual con el titular de la información. En todo caso de manera general la información no será objeto de tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de las circunstancias legales, contractuales o de desarrollo de su objeto social que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantengan en caso de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.

Fecha de publicación y entrada en vigencia: 15 de diciembre de 2014

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